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Onlinekommunikation: Was Twitter (f??r die Arbeit) interessant macht (Teil 2) ??? Konferenzmanagement

11. Juni 2009

Am 5. Juni ging das Deutsche Welle Global Media Forum zu Ende. Mehr als 1.200 Teilnehmer aus rund 100 Ländern haben im World Conference Center Bonn drei Tage lang über „Konfliktprävention im Multimedia-Zeitalter“ diskutiert. Vertreter aus Medien, Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur, Partner der Deutschen Welle und NGOs tauschten sich auf dem Forum bei mehr als 50 Veranstaltungen aus.

Begleitend zur Konferenz haben wir – sprich: die Deutsche Welle – Twitter eingesetzt: sowohl vor, als auch während und auch jetzt noch, nach der Konferenz. Abgesehen davon, dass ich bei der Arbeit mit Twitter sehr viel über den Verlauf der Konferenz, ihre Teilnehmer und deren Wahrnehmung der Veranstaltung in Echtzeit aus unterschiedlichen Quellen erfahren konnte, habe ich viele prägende Kontakte geknüpft. In der Summe: Der Einsatz von Twitter hat sich bei der Konferenz als hilfreich erwiesen und auch noch Spaß gemacht.

Um Sie an meinen – durchweg positiven – Erfahrungen teilhaben zu lassen, versuche ich diese in ein konkretes Anwendungsbeispiel für „Twitter als Tool im Konferenzmanagement“ zusammenzufassen.

Vorher

  1. Twitter zu nutzen macht meines Erachtens ohne anständige Rückkanäle keinen Sinn. Also ist Schritt 1, das entsprechende Monitoring einzurichten zu Themen, Teilnehmern und Organisatoren.
  2. Dann sollten Sie zunächst erstmal nur „zuhören“: Wer spricht, wo, worüber?
  3. Der nächste Schritt wäre, ein eigenes Konferenz-Account bei Twitter einzurichten. Wenn Sie auf Ihrem bisherigen Account auf einmal Ihre Konferenz bewerben, mag das einige Ihrer Follower verschrecken. Umgekehrt könnten Teilnehmer nach der Konferenz bedauern, dass sich der Fokus verschiebt und Sie wären potenzielle Teilnehmer für eine Folgeveranstaltung los.
  4. Machen Sie Ihr Konferenz-Account publik: Verlinken Sie von Ihrer Webseite, erwähnen Sie es in Flyern und anderen Publikationen.
  5. Wenn Sie schon Referenten oder Teilnehmer für Ihre Konferenz haben, sollten Sie recherchieren, ob diese auf Twitter sind und ihnen dann folgen. Wenn diese wiederum Ihnen folgen, hätten Sie schon einen guten Start bei Twitter.
  6. Das gilt auch für die Wortführer zu Ihrem Konferenzthema – ganz unabhängig ob Sie diese tatsächlich für die Veranstaltung als Redner gewinnen können. Wenn Sie denen folgen, signalisieren Sie, dass Sie sich im Thema auskennen und wissen, wer relevant ist. Wenn diese Personen dann irgendwann Ihrem Konferenz-Twitter folgen, umso besser. Letzteres macht den ersten Kontakt für eine konkrete Einladung sicherlich leichter.
  7. Wenn Sie sich diesen Überblick verschafft haben, können Sie damit beginnen, mit Ihrem Twitter-Account aktiv Öffentlichkeitsarbeit im Netz zu betreiben und regelmäßig Informationen zur Konferenz twittern. Themen gibt es genug: Datum, bisherige Referenten, Neuerungen auf der Website, Änderungen, Start der Registrierungsphase etc.
  8. Verwenden Sie beim Twittern Schlagworte: Namedropping, Konferenzthemen etc. – andere Leute monitoren das Netz genauso wie Sie und werden so auf die Veranstaltung aufmerksam
  9. Verlinken Sie Fundstücke Ihres Monitorings: „Referent xy hat dies und jenes geschrieben. Und darüber spricht er auch bei uns.“ Wenn Sie dazu einen Link-Service wie bit.ly nutzen, können Sie sogar nachhalten, wie oft Ihr Link angeklickt wurde. Die Autoren, deren Einträge Sie verlinken, wissen Ihren Einsatz zu schätzen. Und Sie haben so weitere relevante Inhalte, mit denen Sie bei Twitter Aufmerksamkeit erzeugen können.
  10. Melden sich anlässlich Ihrer Tweets bei Ihrem Account die ersten Follower? Werten Sie das als Interesse an Ihren Twitter-Botschaften und an der Konferenz. Schauen Sie sich die Follower an. Sie müssen nicht jedem per se zurück-folgen – es würde aber sicher den einen oder anderen freuen. Eventuell haben sich auch fragwürdige Follower – auch bei Twitter als „Spammer“  bezeichnet – an Ihr Account gehängt, die Sie per „block“ aus Ihrer Liste entfernen können, falls Sie Ihr Profil nicht verwässern wollen.
  11. Sie können natürlich auch in Diskussionen einsteigen, die andere – bislang losgelöst von Ihrer Veranstaltung – führen. Aber Vorsicht: Sie wollen diese ja nicht durch zu starke Eigen-PR vergraulen, sondern für Ihr Event interessieren. Also ruhig etwas zurücknehmen und nicht gleich mit der Tür ins Haus fallen
  12. Achten Sie auf @-Nachrichten an Ihr Twitter-Account bzw. direkte Nachrichten und beantworten Sie diese zeitnah. Irgendwann kommen Fragen wie „Gibt es eine Garderobe?“, „Meine Registrierung ist noch nicht angekommen…“ oder „Ist der Experte XY auch eingeladen?“ Ihr Twitter-Account ist letztendlich eine Art von Hotline und Servicestelle für die Konferenz.
  13. Sie können Fotos der Vorbereitungen, vom Konferenzaufbau oder des Teams ebenfalls twittern. Twitpic ist hier der populärste Dienst.

Währenddessen

  1. Ab dem ersten Tag der Konferenz sollten Sie aufmerksam auf @-Nachrichten an Ihr Twitter-Account bzw. direkte Nachrichten achten. Auf Hinweise wie „Am Eingang knubbelt es sich“, „Finde keinen Parkplatz“, „Wo ist der Eingang“ können Sie dann schnell reagieren.
  2. Twittern Sie live von der Konferenz, es gibt genügend Anlässe: Eröffnungsrede, Diskussionen, Impressionen, Menschen, die Sie kennen gelernt haben (zum Beispiel andere Twitterer), – über Twitpic auch gern mit Fotos.
  3. Auch hier gilt: Denken Sie an das Monitoring anderer – twittern Sie auch Schlagworte und bekannte Namen.
  4. Achten Sie auch auf Retweets. Daran können Sie in Echtzeit erkennen, welche Ihrer Botschaften weiterverbreitet werden.
  5. Betrachten Sie Ihr Twitter-Account auch als Service und twittern Sie Organisationshinweise: Posten Sie Links zu Fotos auf der Veranstaltungswebseite, geben Sie Änderungen oder Ergänzungen im Programm bekannt, lotsen Sie Teilnehmer zur kürzesten Büffet-Schlange, liefern Sie Tipps zum Rahmenprogramm…
  6. Verlinken Sie während der Konferenz Fundstücke Ihres Monitorings, etwa „Referent xy hat seine Eindrücke der Veranstaltung veröffentlicht“. Das schafft natürlich Öffentlichkeit – ist aber auch ein Zeichen der Wertschätzung an diejenigen, die sich die Arbeit machen, für Sie Öffentlichkeit zu generieren, etwa in Weblogs oder auf Twitter.
  7. Es gilt weiter: Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie sich Ihre neuen Follower an. Dies ist vermutlich die Phase, wo Sie die meisten neuen Kontakte knüpfen können.
  8. Steigen Sie ruhig bei „Unterhaltungen“ über Ihre Konferenz ein.
  9. Bei all dem nicht vergessen: Auf @-Nachrichten und direkte Nachrichten achten, es könnten Hinweise auf langweilige Panels, schmutzige Toiletten oder auch Presseanfragen sein.
  10. Sie können die Twitterer Ihrer Konferenz zu einem Tweetup – einem Treffen „in der Wirklichkeit“ einladen und dabei Ihre Kontakte vertiefen. Ein gutes Tool dafür ist http://twtvite.com.
  11. Bedanken Sie sich ruhig auch mal zwischendurch bei Teilnehmern – sie machen die Konferenz erst möglich – und denen, die darüber berichten.

Hinterher

  1. Halten Sie auch nach der Konferenz die Augen auf. Auch nach mehreren Tagen kommen noch Tweets und Blogposts, die Sie retweeten und verlinken können.
  2. Weisen Sie auf nachträgliche Ergänzungen auf Ihrer Webseite hin: „Jetzt sind alle Fotos online“ etc.
  3. Danken Sie den Teilnehmern und Öffentlichkeitsarbeitern für die Unterstützung und das „Weitererzählen“:
  4. Wenn es eine weitere Auflage Ihrer Konferenz gibt: Stellen Sie Fragen zum Thema des kommenden Jahres: Wer sind die Experten, wer sollte eingeladen werden, wer besser nicht?
  5. Und fangen Sie dann wieder von vorn an.

Sicher ist die Liste nicht vollständig. Auf Ihre Ergänzungen freue ich mich.

Und bei der Gelegenheit: Noch mal vielen Dank an alle, die das Deutsche Welle Global Media Forum zu einem Erfolg gemacht haben. An dieser Stelle besonders den Twitterern und Bloggern: Ich habe viel von Ihnen allen gelernt. Und verweise darum gern auf deren lesenswerten Berichte vom Deutsche Welle Global Media Forum:

http://bitacoras.com/noticias/archivos/entrega-de-the-bobs-2008.php
http://blogs.rnw.nl/medianetwork/deutsche-welle-to-launch-educational-radio-project-in-afghanistan
http://cafedigital.de/2009/06/07/dwgmf-truly-global-media/
http://christopherkullenberg.se/?p=881
http://doener.blogage.de/entries/2009/6/6/Ich-kaufe-mir-wieder-Zeitungen
http://isnblog.ethz.ch/international-relations/the-isn-at-this-years-global-media-forum
http://isnblog.ethz.ch/journalism/global-media-forum-day-2-what-is-injo
http://media-ide.bajingloncat.com/2009/06/05/perhelatan-skala-internasional-di-global-media-forum-jerman/
http://medialdigital.wordpress.com/2009/06/03/global-media-forum-10-strategien-fur-den-journalismus-2-0/
http://medialdigital.wordpress.com/2009/06/04/global-media-forum-10-strategies-for-a-journalism-2-0/
http://medialdigital.wordpress.com/2009/06/05/unsere-quellen-googeln-uns-insider-tipps-zum-social-media-journalism-beim-global-media-forum/
http://mursya.wordpress.com/2009/06/07/dw-global-media-forum-bonn-june-3-5-2009/
http://nafissnia.blogspot.com/
http://netzpolitik.org/2009/deutsche-welle-global-media-forum-2009/
http://netzpolitik.org/2009/dwgmf-buergerjournalismus-und-meinungsfreiheit/
http://netzpolitik.org/2009/dw-praemiert-best-of-the-blogs-gewinner-aus-kuba-und-china-nicht-dabei/
http://netzpolitik.org/2009/internetzensur-international/
http://news.myjoyonline.com/business/200905/30548.asp
http://privacy.cyber-rights.org.tr/?p=403
http://strange.corante.com/2009/06/06/dw-global-media-forum-blogging-citizen-journalism-and-politics
http://www.africanews.com/site/Global_media_forum_kicks_off_in_Bonn/list_messages/25220
http://www.guardian.co.uk/media/pda/2009/jun/05/internet-censorship
http://www.guardian.co.uk/media/pda/2009/jun/05/newspapers-television
http://www.guardian.co.uk/media/pda/2009/jun/05/radio-public-service-broadcasting
http://www.guardian.co.uk/media/pda/2009/jun/08/blogging-citizenmedia
http://www.periodismociudadano.com/2009/06/09/blogs-y-periodismo-ciudadano-en-la-ceremonia-de-entrega-de-los-bobs/
http://www.thewavingcat.com/2009/05/29/music-video-links-some-brainteasers-for-the-weekend/
http://www.thewavingcat.com/2009/06/07/some-impressions-deutsche-welle-global-media-forum/

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